IKA er som dataansvarlig forpligtet til at beskytte dine personoplysninger, når du som medlem eller gæst gør brug af IKA, og de services der tilbydes, og tilstræber, at du føler dig tryg ved IKAs behandling af dine personoplysninger. IKA behandler personoplysninger om dig i henhold til denne persondatapolitik og gældende lovgivning. Afgivelse af oplysninger til IKA deles med IdeFA Gruppen ApS, der er databehandler.
1. DATAANSVARLIG
IKA er dataansvarlig for de persondata, du afgiver til os, eller som vi indsamler via www.ika.dk. Alle henvendelser omhandlende persondata skal rettes til:
IKA- Foreningen af Offentlige Indkøbere
Haslegårdsvej 8-12
8210 Aarhus V
ika@ika.dk
Telefon: 6160 6069
Persondatapolitikken er gældende for alle persondata, du afgiver til os samt alle oplysninger, vi opsamler via hjemmesiden.
2. KATEGORIER AF PERSONDATA
IKA kan indsamle følgende oplysninger om dig:
- Almindelige personoplysninger, heriblandt navn, adresse, e-mail, telefonnummer, købshistorik, brug af digitale tjenester.
- CPR-nummer, uddannelsesmæssig baggrund, ansøgning og CV i forbindelse med ansættelsesforhold hos IKA.
3. BRUG AF PERSONOPLYSNINGER
I forbindelse med tjenester, som IKA yder, vil IKA behandle en række af dine personoplysninger. IKA anvender dine personoplysninger til flere forskellige formål, enten fordi de er nødvendige at behandle for at levere vores produkter og tjenester, eller fordi IKA har en berettiget interesse i at behandle dine oplysninger til bestemte formål.
Nedenfor er oplistet en række af de formål, hvor IKA har brug for at behandle dine personoplysninger.
Udgangspunktet for IKAs persondatabehandling i forbindelse med leveringen af dine tjenester er, at IKA er dataansvarlig, idet det er os, der beslutter, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler behandling af personoplysninger skal ske.
Det er vigtigt at understrege, at IKA kun indsamler personoplysninger til bestemte formål, og at dine personoplysninger ikke opbevares i en periode, som er længere end nødvendigt i forhold til det konkrete formål.
Det betyder, at hver gang IKA indsamler dine personoplysninger, så vurderer IKA, hvor længe dine oplysninger skal opbevares. Vi opbevarer og anvender kun dine persondata, i det omfang det er nødvendigt og rimeligt. Vi opbevarer og anvender løbende dine persondata til følgende formål:
3.1 Login til IKAs hjemmeside
3.2 Markedsføring via arrangementer, nyhedsbreve, ika.dk og LinkedIn
3.3 Statistik og analyse
3.4 Spørgeskemaundersøgelser
3.5 Fakturering
3.6 Administration af medlemsdatabase, herunder brug til medlemsfordele
4. BRUG AF OPLYSNINGER PÅ DELTAGERE SAMT BILLEDER OG VIDEO FRA IKAS ARRANGEMENTER
IKA bruger billeder og video fra egne arrangementer og aktiviteter i trykte og digitale medier. Der er tale om situationsbilleder, der har til formål at vise en aktivitet eller situation, fx deltagere til et arrangement. IKA offentliggør kun harmløse billeder og evt. video af personer, hvor afbildede personer ikke med rimelighed må kunne føle sig udstillet, udnyttet eller krænket ud fra en normal betragtning.
Ved tilmelding til et af IKAs arrangementer, som deltager eller oplægsholder, giver du samtykke til, at IKA må bruge billeder og evt. video fra arrangementet i trykt og digitalt materiale, samt at dit navn og din organisation må fremgå af en deltagerliste. Samtykket kan til en hver tid tilbagekaldes ved henvendelse til IKA.
Ønsker du som deltager ikke at fremgå af deltagerlister på arrangementer, kan du kontakte IKA, og du vil blive udeladt fra deltagerlisten.
5. BEHANDLINGSGRUNDLAG
Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor baseret på følgende behandlingsgrundlag:
- Persondataforordningen art. 6, stk. 1 litra a
- Persondataforordningen art. 6, stk. 1, litra b
- Persondataforordningen art. 6, stk. 1, litra f
I forbindelse med art. 6, stk. 1, litra f forfølger IKA følgende saglige formål:
- Invitation til arrangementer, heriblandt tænketankmøder
- Brugertilfredshedsundersøgelser
6. OVERFØRSLER TIL LANDE UDENFOR EU/EØS
Vi kan overføre dine personoplysninger til lande udenfor EU/EØS.
Vi vil overføre dine personoplysninger til følgende lande: USA
Overførsler til tredjelande vil kun ske til specifikke formål som nævnt under punkt 3.2 og 3.4, og vi vil altid sikre, at der er fornødne garantier på plads, når der sker en overførsel til et land uden for EU/EØS, som følger af nedennævnte:
USA er af Kommissionen vurderet, som et land, der generelt enten via lovgivning eller via andre foranstaltninger sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau af personoplysninger.
7. OPBEVARING AF PERSONDATA
Vores opbevaring og brug af dine personoplysninger sker kun på et lovligt grundlag. Det vil sige, at vi behandler dine personoplysninger efter ét af følgende kriterier:
- Samtykke, som du har afgivet fx til markedsføring. Du kan altid vælge at trække dette samtykke tilbage. IKA indhenter fx dit samtykke, hvis du er interesseret i at modtage vores nyhedsbrev, hvor du kan høre om vores tjenester og produkter, som vi kan tilbyde dig.
- Behandlingen er nødvendig for at kunne overholde den aftale, som vi har indgået med dig. For at vi kan levere vores tjenester og produkter til dig, vil vi være nødt til at behandle dine personoplysninger, f.eks. for at vi kan sende fakturaer til dig og sikre os, at vi kan komme i kontakt med dig.
- Vi har en legitim interesse i at anvende dine personoplysninger. Det kan fx være situationer, hvor IKA anvender personoplysninger til statistik og analyseformål for at finde ud af, hvilke produkter og tjenester vores medlemmer er gladest for.
Vi vil kun opbevare dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at yde de ydelser til dig, som du anmoder om, og forfølge de ovenfor anførte formål.
8. DINE RETTIGHEDER
Du har følgende rettigheder:
- Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
- Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
- Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring
- Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
- Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
- Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, fx Datatilsynet.
Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du fx har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.
Du har desuden ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K over vores behandling af dine personoplysninger, hvis du mener denne ikke overholder deres retningslinjer. Klager kan indgives på e-mail dt@datatilsynet.dk eller telefon +45 33193200.
9. SIKKER BEHANDLING AF INFORMATIONER
Persondata (bl.a. navn, adresse, telefonnummer og e-mail adresse) opbevares på døgnovervågede servere i specialindrettede tyverisikrede serverrum og informationerne overføres i SSL-krypteret tilstand.
Der er således gennemført både tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der skal sikre, at dine persondata opbevares og benyttes på sikker vis.
Det er kun ansatte, med et reelt behov for adgang til dine persondata, der kan tilgå disse i vores systemer.
10. ÆNDRINGER I PERSONDATAPOLITIKKEN
Såfremt der foretages ændringer i persondatapolitikken bliver du, som aktivt medlem, informeret via dit næste besøg på hjemmesiden.
Derudover fremsendes informationer om ændringer i vores nyhedsbrev.
11. VERSION
Persondatapolitikken for IKA er senest opdateret d. 27. august 2018.