Hvornår i udbudsprocessen bruger I dialog?

Mit umiddelbare svar er i hele processen, men det er inden offentliggørelse af udbuddet, vi bruger dialogen mest. Hos os opererer vi med to former for markedsdialog inden udbudsprocessen – foranalyse og høring. Foranalysen er ofte en uformel dialog, hvor vi taler med leverandørerne om deres ideer og hvad de kan tilbyde. I høringen offentliggør vi et foreløbigt udbudsmateriale, som vi opfordrer potentielle leverandører til at kommentere på.

Hvad er den største udfordring ved dialog?

Når leverandørerne ikke prioriterer dialogen inden udbuddet. Inden for især de kliniske områder oplever vi, at leverandørerne går meget helhjertet ind i dialogen, men på andre områder oplever vi desværre nogle gange, at leverandørerne ikke prioriterer høringen så højt. Vi ved godt, at der ligger et stort stykke arbejde i at gennemgå høringsmaterialet, og efterhånden er vi rigtigt mange ordregivere, som laver høringer, men det er i høringen, at der er mulighed for at få ændret noget i udbuddet.

Hvad har været den største gevinst for jer? /hvilken værdi giver dialog for jer?

Der er mange gevinster ved dialog; færre spørgsmål i udbudsperioden, flere konditionsmæssige tilbud, meget få udbud, der bliver annulleret og generelt et mere konkurrencedygtigt udbudsmateriale. Den største gevinst er, når dialogen tilfører innovation. Jeg tror, at i takt med at bæredygtige indkøb og FN’s Verdensmål er mere på dagsordenen, vil vi opleve, at vi i højere grad vil bruge dialogen til at undersøge, hvad markedet kan tilbyde af miljøvenlige produkter/processer. Allerede i dag bruger vi ofte høringen til at teste, hvordan markedet tager imod nye krav. Dette vil vi nok i fremtiden se mere af i forhold til miljø- og klimakrav, herunder cirkulære indkøb.

Hvilken form for dialog bruger I? Bilaterale møder og/eller fælles møder for flere leverandører?

I foranalysen holder vi bilaterale møder med udvalgte leverandører. Det behøver ikke at være alle leverandører indenfor området. Når vi laver høring, laver vi enten en skriftlig høring eller et fælles møde for alle. Den skriftlige høring bliver i særlige tilfælde kombineret med efterfølgende bilaterale møder. Vores oplevelser er, at i nogle brancher siger leverandørerne intet foran konkurrenterne, mens de i andre er mere åbne. Fælles møder kan give en rigtig god dynamik, hvor leverandørerne nogle gange diskuterer mere med hinanden end med os. Det er fedt, når leverandørerne diskuterer sig til rette og sammen kommer med forslag til ændringer af vores krav.

Hvilke udfordringer oplever virksomhederne typisk ved at indgå i markedsdialogen?

Jeg tror, at tidsfaktoren er den største udfordring for virksomhederne. Både mandetimer, men også tidsmæssigt sammenfald med andre udbud. Jeg mener imidlertid, at det er timer givet godt ud. De input, vi fx. får i høringen, tager vi altid med til vores brugergrupper og diskuterer med dem. Efterkommer vi ikke leverandørernes ønsker, er det på baggrund af brugergruppens faglige vurdering.

Hvilke tre forhold er de mest centrale at få belyst ved en markedsdialog?

Nyt, nyt, nyt. Ny teknologi/produkter, nye forretningsmetoder, og hvad har andre ordregiver gjort af nyt – der er jo ingen, der siger, at vi alle sammen skal opfinde den dybe tallerken på ny hver gang.

Region Syddanmark vil gerne give stafetten videre til SKI – og høre, hvordan de gennemfører deres markedsdialog i praksis.

Ditte Nicolajsen
Category Manager
Region Syddanmark

Hvornår i udbudsprocessen bruger i dialog?

SKI laver indkøbsaftaler på vegne af hele den offentlige sektor. Det er dem, der skal bruge aftalerne i sidste ende, og derfor er dialogen med dem selvfølgelig et bærende element igennem hele udbudsprocessen.

Når det kommer til virksomhederne, bruger vi dialog så meget, som udbudsloven tillader. Det betyder, at vi har tæt dialog i starten af en udbudsproces men mindre, jo tættere på offentliggørelse af udbudsmaterialet vi kommer.

SKI laver altid en grundig markedsanalyse forud for et udbud, og her starter vores dialog med virksomhederne. Vi afholder typisk bilaterale møder med helt centrale aktører, relevante brancheforeninger og andre interesseorganisationer.

Når vi er klar med et første bud på udbudsmaterialet, sender vi det i teknisk dialog. Her har alle virksomheder, producenter og øvrige interessenter mulighed for at komme med inputs til det foreløbige materiale og kravspecifikationerne. Er der behov for en runde til, afholder vi gerne en ekstra teknisk dialog, så vi får alle inputs med.

Hvad er den største udfordring ved dialog

Vi har generelt en rigtig god dialog med tilbudsgivere, leverandører og deres brancheforeninger. Men selvfølgelig kan der opstå udfordringer undervejs i en udbudsproces. Der kan fx være stor forskel, hvad leverandørerne synes, vi skal have med i et udbud, og hvad vores kunder ønsker. Og det er nu engang de offentlige kunder, vi gennemfører udbud for, og dermed i sidste ende dem, der bestemmer, hvordan udbuddene skal skrues sammen.

Det kan være en udfordring at få inputs fra virksomhederne tidligt i udbudsprocessen, dvs. når udbudsmaterialet er i høring. Tit får vi først de gode inputs, når udbuddet er offentliggjort, og da giver udbudslovens fortolkning os desværre begrænsede muligheder for at foretage ændringer og tilpasninger i materialet. Det kan i sidste ende føre til annullationer alene for, at vi kan svare på virksomhedernes spørgsmål. Det er både ressourcekrævende for virksomhederne, det forsinker udbuddet, og det skaber problemer for de offentlige indkøbere, der skal bruge aftalen.

Hvad har været den største gevinst for jer/hvilken værdi giver dialog for jer?

Dialog med virksomhederne tilfører værdi til rigtig mange aspekter af et udbud. Først og fremmest er det den vej, vi får viden om nye teknologier, produkter og innovation i markedet. Det er naturligvis afgørende.

Det er også i dialogen med markedet, vi finder ud af, hvor højt vi kan sætte barren for bæredygtighed. SKI vil gerne rykke markeder i en grønnere retning, men vi skal ikke sætte barren så højt, at ingen eller ganske få kan være med. Derfor er tæt dialog og samarbejde vigtig, hvis vi skal indfri de grønne ambitioner.

Hvilken form for dialog bruger I? Billatterale møder og/eller fælles møder med flere leverandører?

Som regel holder SKI bilaterale møder med virksomhederne. I forbindelse med genudbuddet af standardsoftware har vi som noget nyt etableret en decideret leverandørgruppe, som vi vil spare med undervejs i udbudsprocessen. Hvis det viser sig at give nye værdifulde perspektiver, kan det være noget, vi vil prøve på andre udbudsprojekter.

Hvilke udfordringer oplever virksomhederne typisk ved at indgå i markedsdialogen?

Vi hører tit fra virksomhederne, at det kræver mange ressourcer at sætte sig ind i et udbudsmateriale. Og vi kan også se, at mange virksomheder først afsætter konkrete og dedikerede ressourcer til et udbud, når udbudsmaterialet er offentliggjort. Her opdager de for sent eventuelle uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, tilbudslister eller kravspecifikationer.

Hvilke tre forhold er de mest centrale at få belyst ved en markedsdialog?

Alt efter den enkelte kategori og marked har vi fx fokus på at få belyst forhold som konkurrenceparametre, kvalitet, miljø og bæredygtighed, besparelsespotentialer, relevante mindstekrav, sortimentsafgrænsning, nye produkter og teknologier, prisreguleringsmekanismer, leveringsvilkår og bodsvilkår m.m.

Christian Lunding
Udbudsdirektør
SKI

Hvad er den største udfordring ved at indgå i markedsdialogen?

Microsoft står på to ben, når vi taler om udbud og vores deltagelse. Det ene er som et støttende ben til vores partners økosystem, når disse byder med vores softwareløsninger og det andet er, når udbuddet omhandler platformvalg. Vi ser mere og mere, at det at byde med en platform er relevant, i forhold til de ønsker, som det offentlige har til fremtidssikrede løsninger. Derfor er en stor del af vores opgave ved markedsdialog at tilsikre, at en bred pallette af løsningsdesigns er til rådighed for byderne. Dette er både til gavn for bydere og udbyder.

Når vi specifikt zoomer ind på udbud af cloudplatforme, ser vi en række udfordringer, som både vi som platformsleverandør og udbydere, løber ind i.

Først og fremmest er der under den slags udbud brug for åben og transparant dialog på begge sider. Dette er essentielt for at sikre den rette løsning. Hvis der foreligger klar indsigt i hvad udbyder ønsker at opnå af forretningsbehov, giver det leverandørerne bedre mulighed for at sætte de rigtige teknologier i spil. Som det andet element oplever vi, at dialog om ”terms & conditions” fylder meget, specielt da disse områder ofte kan have en begrænsende effekt på, hvad leverandører kan byde med. Det er vigtigt igen at have en dialog om, hvad der er fornuftigt at kræve, holdt op imod hvad udbyder ønsker at få ud af løsningen i sidste ende.

Slutteligt vil der oftest være behov for at både cloududbyderen, oftest kaldet hyperscaleren, og implementeringspartneren deltager – og gerne sammen. Dette er essentielt for at sikre sammenhæng mellem underliggende platform og design af løsninger på toppen. Vi ser stadigvæk ofte, at udbyder kigger efter en specifik point-solution, men for at sikre det fremtidsrettede perspektiv, og sikre at løsningen kan køre med så meget standard software/services som muligt, burde udbydere i højere grad sørge for samarbejde på tværs.

Hvilken form for dialog giver mest værdi for jer? Bilaterale møder og/eller fælles møder for flere leverandører?

Vi oplever klart, at fællesmøder er envejskommunikation, hvor leverandører sidder og holder kortene tæt. Det er klart, at bilateralt er en form, hvor der er mulighed for uddybende dialog. Vi kan dog sagtens få værdi ud af begge slags møder, dog har fælles møder mest karakter af envejsinformationsmøder.

I vores optik er de bilaterale møder, hvor udbyder allerede har præliminært materiale klar, dem der giver mest værdi. Som beskrevet ovenfor så er det vigtigt med dyb forståelse af udbyders situation og forretningsønsker for løsningen. Herfra vil det også være nemmere for os at guide og give input mod et optimeret udbud – både for bydere og udbyder.

Kigger udbyder mod en cloudplatform, så kunne det være en mulighed at starte en proces med at have dialog med cloudplatformleverandører. Dette vil give et indblik i hvad de respektive platforme kan ”out of the box” og hvor der eventuelt skal adderes eksisterende eller nyudvikling for at løse de specifikke behov. Dette vil understøtte det stigende behov for standardløsninger, som vi ser på tværs af den offentlige sektor. 

Hvilke forhold er de mest centrale at få belyst ved en markedsdialog?

1)       ”Terms and conditions” bliver mere og mere relevant. Kunden må ikke afskrive sig for muligheder uforvarende allerede inden, der bliver budt på udbuddet. I dag er der mange kommuner der f.eks. de facto siger, at data ikke må forlade EU, selvom der ikke er nogen regler om det, og det gør det rigtig svært for aktørerne at navigere og give kunderne den bedste løsning. Der er en stor begrænsende faktor at skrive sig ud af kunne bruge ”public cloud”-løsninger. Og nogle gange vil vi gerne have en dialog med ”hvorfor ikke” på et oplyst grundlag.

2)     Hvad er forretningsbehovene? Der kan nemlig være forskellige veje igennem både platforme og ”ud af boxen” løsninger. Vi oplever, at der er behov for mere dialog. Man skal ikke afskrive sig nogen muligheder for innovation mm. Vi må ikke begrænse den offentlige digitalisering og innovation in Danmark. 

Christian Fredslund-Andersen,
Sales Lead Public Sector 
Microsoft