Vi skal turde at fejle og lære, og samarbejdet skal frem på forsædet af ”udbudsbilen”. Ellers risikerer vi at køre i grøften, og det er kun juristerne, der bliver rigere af netop dén tilgang.  

Af Tine Cederstrand

I min sommerferie blev jeg kontaktet af en frustreret kunde. ”Kan det virkelig passe, at man skal have 30 millioner i årlig omsætning for at byde på denne aftale?” lød spørgsmålet.

Efter at have læst udbudsbetingelserne måtte jeg give hende det lidt kedelige svar: ”Ja, det kan godt passe”. Jeg kunne samtidig medgive hende, at kravet lå i den meget høje ende.

Der var tale om en rammeaftale på flere fagentrepriser i forskellige geografiske område, og når det hele blev regnet sammen, svarede kravet til knap 2,5 gange aftalens samlede værdi. Udbudslovens paragraf 142 angiver, at udbudsgiver ikke må kræve en omsætning, der er mere end 2 gange så stor, som den samlede værdi.

Reddet af paragrafferne og rampelyset

Min kunde var naturligvis blevet ramt på sin retfærdighedssans, og gik derfor videre med sagen. Jeg fandt den rigtige paragraf i udbudsloven, og hun formulerede et spørgsmål, der blev sendt til udbudsgiver. Samtidig sendte hun det til sin brancheorganisation og til lokalavisen. Senere samme dag blev hun ringet op af TV2, og kort derefter blev udbuddet annulleret.

Der havde været flere tilbudsgivere, som havde spurgt ind til kravet om 30 millioner i omsætning. De havde via spørgsmål/svar spurgt, om hvorvidt udbudsgiver ville overveje at ændre kravet. Udbudsgiver havde konsekvent sagt nej. Det skal siges, at en ændring af kravet ville betyde, at udbuddet skulle tilbagekaldes.

Forskellen på min kundes tilgang og de øvrige tilbudsgiveres var angivelsen af en paragraf og mediernes interesse.

Jeg ved ikke, hvornår overvejelserne om en egentlig annullering opstod hos udbudsgiver, men jeg håber ikke, at beslutningen udelukkende var baseret på paragraf 142 og mediernes interesse.

Jeg håber derimod, at de selv nåede frem til en forståelse af, at tilbudsgiverne er samarbejdspartnere samt en generel forståelse for at samarbejde er essentielt.

Social forpligtelse, samarbejde og den samme båd

Er en kommune forpligtiget til at hjælpe det lokale erhvervsliv ved at give plads til f.eks. mindre håndværksmestre i rammeaftalerne? Dét spørgsmål er der mange svar på, og de bliver hurtigt politiske.

Et andet spørgsmål er, om de lokale håndværkere er moralsk forpligtet til at tage lærlinge ind. De er en del af lokalsamfundet, men er de forpligtet til at tage del i lokalsamfundet?

Offentlige udbud handler i sidste ende om at skaffe de bedste ydelser til den lavest mulige pris. Det handler om respekt for skattekronerne, og det handler om kvalitet til borgerne. En agenda vi alle tilhører som en del af Danmark.

Vi betaler alle sammen skat, og ingen kommer i øvrigt gennem livet uden at være i kontakt med det, som det offentlige stiller til rådighed inden for eksempelvis infrastruktur, uddannelse, sundhed og offentlige ydelser.

Min pointe er, at vi er i samme båd, og at samarbejdet bør fylde meget mere i offentlige udbud. Jeg har flere gange holdt oplæg for udbudsgivere, der hver gang bliver lige overraskede over den mængde arbejdet, som ligger på tilbudsgiversiden. Ligeledes har jeg stået over for tilbudsgivere, der overraskes over arbejdet på udbudsgiverside, samt over at udbudsgiver heller ikke er fan af ESPD’en.

Det kræver noget at indrømme en fejl

”Fejl er læring” – sådan siger vi til vores børn, når noget er svært. Men hvor ofte efterlever vi voksne det? Hvor mange gange har du i stilhed lavet en søgning på Google efter et ord, du ikke kendte til på forhånd? Du kunne have spurgt, da det blev sagt, men for ikke at risikere at lyde dum, så googler du det i stedet.

Jeg har et par gange været med til en udbudsproces, hvor udbuddet blev annulleret. Hver gang blev materialet bedre, da vi sendte det ud anden gang. Ikke kun fordi fejlen – der var årsagen til annulleringen –  blev rettet, men også fordi vi generelt var blevet klogere efter dialogen med markedet og de spørgsmål, der var kommet ind.

En annullering af et udbud er ingen nem beslutning. Mange gange kræver det ændringer af tidsplaner for flere forskellige udbud, forlængelse af eksisterende aftaler og involvering af ledelsen. Derfor vil jeg gerne hylde dem, der gør det alligevel. Dem, som har modet til at sige: ”Vi har begået en fejl.”

Øvebanen – hvor blev den af?

At formulere og skrive et udbud er ikke let. Og det bliver ikke nemmere af, at vi har læst udbudsloven.

Vi har derimod brug for at implementere en øvebane.

Et udbud eller tilbud bør helst være uden fejl inden offentliggørelse. Netop derfor er der brug for en øvebane; en bane hvor vi får tid og råderum til at øve os og blive bedre, INDEN det gælder. Her skal feedback være en naturlig del af samarbejdet, og vi alle skal spille hinanden bedre.

For stort set alle mine kunder er arbejdet med skriftligt materiale ikke noget, medarbejderne har modtaget undervisning i. Det er heller ikke en kompetence som italesættes, og dermed bliver det til noget, vi bare forventes at kunne. Men det er det ikke.

Vi har brug for at øve os og blive bedre.